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Cos’è e come usare Google Sheets
Google Sheets è un editor perfetto per ottimizzare il tuo lavoro online. Grazie a un sistema completamente cloud hai a disposizione un foglio di calcolo simile a Excel in forma gratuita, integrato al 100% con i servizi di Mountain View è perfetto per chi ha bisogno di uno strumento per mostrare, organizzare e gestire grandi quantità di dati. Tutto ruota intorno a Google Drive, lo sai?
Stiamo parlando della suite a costo zero – ma con profili a pagamento per chi ha bisogno di spazio extra – che permette di utilizzare una serie di tool da ufficio come Docs, Moduli e Slide. In questo equilibrio si inserisce anche Google Sheets. Vuoi qualche informazioni in più su come usare questo strumento prezioso per web marketer, esperti SEO, social media manager e altri professionisti del settore?
Indice dei contenuti
Cos’è Google Sheets, definizione
Si tratta di un servizio gratuito – configurabile come SaaS, software as a service – messo a disposizione da Google per creare fogli elettronici, chiamati anche di calcolo. Vale a dire documenti divisi in celle che consentono di organizzare dati e attivare funzioni aritmetico-matematiche e relativi grafici.
Il meccanismo è simile a quello del precursore dei fogli di calcolo digitali, Microsoft Excel. Poi sono arrivati i modelli con codice libero come OpenOffice ma è solo con Google Sheets (traducibile con il termine Fogli) che abbiamo raggiunto la massima versatilità ed efficienza in termini operativi.
Google Sheets, infatti, mette in primo piano un foglio di lavoro formata da una tabella e relative celle in cui inserire dati in forma di testo e numeri. I quali possono essere influenzati da formule.
Formule inserire attraverso funzioni specifiche. Però puoi fare tanto. Ad esempio, la più semplice è quella che consente di sommare in una determinata cella tutti i valori precedenti. Ecco un esempio:
SOMMA(A2:A100)
Ovviamente la lista delle formule di Google Sheets è molto lunga, la trovi qui.
Da leggere: cos’è e come usare Google Tag Manager
Come accedere a Google Sheets
Per utilizzare questo strumento di produttività, perfetto anche per chi lavora nel web marketing, hai bisogno di un account Google con relativa Gmail. A questo punto basta accedere a Google Drive e cliccare sul tasto in alto a destra per creare un documento spreadsheet. Hai due soluzioni:
- File nuovo.
- Modello di partenza.
Nel primo caso inizi da un foglio di calcolo vuoto, nel secondo invece puoi scegliere tra una serie di template Google Sheets già pronti per usi differenti. Come, ad esempio, budget annuale e mensile, orario settimanale, elenco delle cose da fare, tracker degli investimenti e tanto altro ancora.
L’alternativa è l’uso di Google Sheets da mobile. Per sfruttare questo strumento dal telefonino o dal tablet puoi scaricare e utilizzare l’app ufficiale disponibile sia per Android che per iPhone.
Collaborare con i fogli Google
La collaborazione è uno dei passaggi che fa la differenza tra Google Sheets ed Excel o altre alternative tra i programmi che permettono di creare fogli di calcolo. Con Mountain View, oltre ad avere uno strumento per organizzare ed elaborare dati su tabella puoi anche collaborare con una o più persone
Questo può avvenire sia in differita che in contemporanea. Ciò significa che tu puoi lavorare sul foglio e, nello stesso momento, lo può fare anche una persona a cui hai dato accesso come collaboratore.
Nello specifico, puoi dare il permesso di accedere a estranei via email e hai la facoltà di decidere con quale ruolo, come semplice lettore o con possibilità di modificare oppure di lasciare commenti.
Come utilizzare Google Sheets
Cosa puoi fare con questo strumento di produttività molto famoso anche nel mondo del web marketing? Chiaramente gli usi sono praticamente infiniti, puoi utilizzare questo tool in mille modi.
Questo grazie alla possibilità di sfruttare modelli già pronti e aprire file Excel senza problemi. Dal mio punto di vista, ci sono 4 modi intelligenti per ottimizzare Google Sheets: ecco come uso questo tool nel mio lavoro quotidiano rivolto al mondo delle performance web e dell’ottimizzazione per i siti internet.
Gestione piani editoriali
Molti blogger, web copywriter ed esperti SEO utilizzano Google Sheets per mettere ordine tra le pubblicazioni da lanciare sul blog personale o aziendale. Ma perché è così diffuso il piano editoriale su foglio di calcolo? Semplice, hai un planning ben organizzato e condivisibile delle pubblicazioni.
Nello specifico, utilizzo questa utility per avere in modo ordinato tutte le informazioni utili per la gestione dei contenuti da pubblicare. Il sistema a celle che nasce dall’incontro tra colonne e righe permette di mettere ordine tra le diverse informazioni: titolo articolo, autore, categoria, target, obiettivi.
Inoltre gestisco le automazioni con script specifici che permettono di inviare mail automatiche con una serie di informazioni utili come riepilogo mensile, alert di consegna bozza o pubblicazione articoli.
Analisi avanzate dei SEO tool
Google Sheets è perfetto anche per chi si occupa della SEO tecnica e analizza i dati che arrivano da strumenti come Search Console, Google Analytics e Screaming Frog. Queste utility, infatti, permettono di estrapolare una montagna di dati rispetto a scansioni, errori, posizionamenti e visite al sito web.
Per mettere ordine in questa selva di dati puoi sfruttare i fogli di calcolo Google Sheets. Anche perché qui hai l’occasione di utilizzare delle funzioni matematiche per organizzare e ripulire dati. Ad esempio?
Oltre al classico ripulisci dati da ripetizioni puoi aggiungere IF per filtrare i dati nel foglio di calcolo in base a una condizione vera o falsa. Ad esempio, questa formula:
=IF(A2>2000,"YES","NO")
abbinata ad una colonna ti consente di abbinare parere affermativo o negativo se le celle superano o meno quel valore.
Monitoraggio KPI dei progetti
Chi lavora nel web marketing sa bene quanto è importante l’analisi e il monitoraggio KPI, i key performance indicator che consentono di valutare se un’attività si sta muovendo nella giusta direzione.
Ebbene, inserendo i valori numerici di questi indicatori in un Google Sheets specifico posso attivare un processo virtuoso. Dopo aver individuato i KPI principali di un progetto inserisco i dati (ad esempio la compilazione del form di contatti) e con specifiche regole creo degli alert se i numeri sono inferiori o superiori ad una certa soglia. Così possiamo correre ai ripari o analizzare i motivi del successo.
Inoltre, bisogna aggiungere che Google Sheets è perfettamente integrato con tutti i servizi di Mountain View e ogni download dei dati avviene in CSV, Excel o direttamente su Google Documenti.
Integrazione con Locker Studio (ex Data Studio)
Conosci Google Data Studio? Si tratta di una piattaforma perfetta per presentare i dati ai clienti con schermate interattive, chiare, complete. Nel mio lavoro di gestione dei report genero un foglio di calcolo con Google Sheets per integrarlo con Locker/Data Studio. L’obiettivo è unire questa piattaforma con le varie fonti come Google Analytics, Search Console e Google Ads. Non si può fare senza foglio di calcolo?
Certo, sono frutti dello stesso albero. Però alcune correlazioni non sono automatiche e si possono creare solo generando spreadsheet personalizzati. Google Sheets mi permette di ottenere il risultato.
Anche in questo caso il lavoro di automazione si vede: i clienti possono ricevere in automatico degli avvisi per essere informati dell’evoluzione in corso. E lo stesso vale per gli altri componenti del team che possono leggere eventuali aggiornamenti in automatico e intervenire dove necessario. Questo è utile soprattutto nei periodi di ferie o durante i fine settimana, ovvero quando serve avere un supporto extra.
Da leggere: cos’è e come usare Google DevTools
I vantaggi di usare Google Sheets
Ho scelto di sfruttare le potenzialità di questo strumento perché è perfettamente integrato con gli altri tool di Google, è sempre online e permette di creare delle sinergie collaborative uniche.
Lo uso con i miei clienti e con i collaboratori per avere sotto controllo i dati necessari per monitorare sempre il polso della situazione. E prendere decisioni chiare. Vuoi maggiori informazioni sul mio metodo di lavoro?
Tag: Strumenti per il web
Mirko Ciesco
Web Performer
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Sono esperto in web performance, ottimizzo la SEO tecnica e miglioro l’usabilità dei siti internet attraverso la web analytics. Creo strategie vincenti partendo dai problemi delle Startup e delle aziende. Infine tengo corsi personalizzati online e in tutta Italia con la mission di rendere il web un posto migliore.